Com escriure un informe setmanal (amb imatges)

Depenent de la mida dels projectes, de vegades pot ser necessari presentar informes setmanalment, com ara en projectes de recerca, en pràctiques o en comerç i venda al detall. Un bon informe setmanal hauria de permetre al gerent avaluar ràpidament el progrés del projecte.

Passos

Primera part de 3: prepareu les vostres dades

Pas 1. Determineu el motiu del vostre informe

Per escriure un informe setmanal que sigui rellevant per a la seva jerarquia, esbrineu per què el vostre gestor necessita un informe cada setmana. Com que no pot ser mantenir-vos a la feina, orienteu-vos a la necessitat i sortireu amb un informe de qualitat cada setmana.

La majoria de les vegades, l’objectiu d’un informe és donar l’estat del progrés del projecte, que permet als responsables de prendre decisions en funció d’ell.
Prenent l’exemple d’una empresa de recanvis, el gerent haurà de fer un informe de vendes setmanal. Aquest informe s'utilitzarà per avaluar les vendes, permetre la recuperació, revisar preus o considerar promocions en determinats productes.
Tingueu en compte que escriure un informe cada setmana com a part d’una pràctica o d’un projecte de recerca us permet, amb el vostre gerent o el vostre tutor, veure els progressos assolits per assolir els objectius i discutir el que heu descobert.

Pas 2. Conegueu els vostres lectors

Conèixer el vostre públic és essencial per completar l’informe amb eficàcia i perquè respongui bé a les vostres necessitats. Tingueu en compte que, si no teniu idea de qui llegirà el vostre informe, potser no feu el que se us demana.

És essencial saber a qui dirigir l’informe, perquè no tractareu el tema de la mateixa manera. Per exemple, sigui quin sigui el tema del debriefing, no utilitzaràs les mateixes paraules per a un públic adolescent i per a un grup d’experts en la matèria que vulguis tractar.
En tenir una idea de qui llegirà el vostre informe, podreu conèixer l’abast dels seus coneixements sobre el tema que tracteu al vostre informe setmanal. Si el vostre informe tracta sobre l'evolució d'una llei del Codi del Treball i els vostres lectors pertanyen a un bufet d'advocats especialitzat en dret del treball, no haureu de presentar la llei i podreu presentar els canvis directament a venir. Per contra, pel mateix tema, però amb els empresaris preocupats per aquesta llei i l’evolució dels quals generarà canvis importants per a la seva professió, haureu d’aprofundir en el tema.
Aneu amb compte, el vostre tutor o el vostre professor no representen al vostre públic, si heu d’escriure un document com a part d’una investigació, una pràctica o qualsevol altre exercici per als vostres estudis. Per definir l'objectiu del vostre informe, mireu quin és el tema del vostre treball i també tingueu en compte l'àrea dels vostres estudis.

Pas 3. Identifiqueu els elements importants

El vostre públic no llegirà la vostra ressenya en general, fins i tot si intenteu ser succint. Per tant, heu d’organitzar-lo perquè els vostres lectors vegin els punts més rellevants. Poseu, doncs, articles importants al principi de l'informe perquè els llegeixi el vostre públic.

Per obtenir un informe sobre un estudi comparatiu de tres productes similars en què haureu de presentar les vostres conclusions a una empresa que vulgui adquirir el millor dels tres, presenteu al principi la que considereu més interessant. A continuació, podeu ampliar al vostre informe per què heu arribat a aquesta conclusió.
Normalment, la primera pàgina de l'informe conté les conclusions, recomanacions o resultats de l'estudi realitzat. La resta de pàgines de l'informe admeten la vostra presentació a la primera pàgina. Els lectors podran navegar-hi, si així ho necessiten.

Pas 4. Accepteu el destí que es reserva per al vostre document

Normalment, els informes setmanals s’arxiven sense llegir-los. Només hi són per fer un seguiment del progrés del negoci. Així que no us ofengueu si el vostre treball no es llegeix diligentment cada setmana.

Aneu amb compte, fins i tot si sou conscient que és improbable que es llegeixi el vostre informe, no n'heu de reduir la qualitat. No us deixeu anar amb el contingut del vostre informe. Mantingueu-vos fets i rellevants. Heu de representar un treball igual a la tasca que us ha estat confiada. Aquest és un compromís professional que heu de mantenir.
Tot i que estareu disposats a escriure un informe que proporcioni les vostres habilitats, haureu de vigilar els elements que segurament es llegiran. Per tant, tingueu cura de ser irreprotxables en les vostres recomanacions, conclusions o resultats.
No us imagineu que la vostra jerarquia no llegeix els vostres informes per falta d’interès o per mandra. Un gerent sap prendre decisions rellevants coneixent els elements essencials. Per aquest motiu, un gerent no llegirà un informe setmanal en la seva totalitat, sinó que el farà útil. Posteriorment, pot ser motivat, per una o altra raó, a interessar-se més en determinats punts.

Part 2 de 3: Estructureu l'informe

Pas 1. Construïu el model de negoci

No és estrany que una empresa utilitzi el seu propi format d'informes setmanals únic. A més, els gestors, sens dubte, estan acostumats a recuperar informació d’un marc preestablert. En utilitzar un format d’informe diferent, podeu interferir amb el bon funcionament de les empreses.

Tingueu en compte que la importància del format de l'informe és visible a la venda, per exemple. Un gestor sol mirar el gràfic o la línia d’interès de l’informe setmanal. Si decidiu no seguir el model utilitzat per l'empresa, les persones que necessitin informació hauran de navegar-hi per trobar la informació que desitgin.
Informeu-vos de la gent que pot saber si hi ha una plantilla d'informes setmanals, com ara assistents executius. Per tant, no caldrà construir un model. És molt comú que les empreses ja tinguin una plantilla formatada amb taules, tipus de lletra, marges ja establerts.

Pas 2. Adaptar l'enviament de l'informe

Envieu el vostre informe mitjançant el mitjà adequat utilitzat. Si reenvieu el document com a fitxer adjunt a un correu electrònic, la informació es presentarà de manera diferent que si entregueu un informe en paper.

Per enviar l'informe per correu electrònic, haureu d'enviar un resum al correu electrònic. D’aquesta manera, tothom que obri el correu electrònic serà informat immediatament del contingut del fitxer adjunt. Aquests últims només els obriran aquells que vulguin llegir l'informe.
Per a la presentació d’un informe en paper, la primera pàgina serà molt important per poder saber què és i per a la seva classificació. Haurà de presentar un títol, fins i tot algunes indicacions com ara una data, el nom de l'editor i el nombre de pàgines.
Independentment de com envieu l'informe, haureu d'escriure el nom de l'autor a la primera pàgina, ja que les pàgines de dos informes es poden barrejar a la impressora. La paginació hauria d'estar present, per exemple, "X of Y" per permetre a qualsevol lector assegurar-se que té totes les pàgines de l'informe.
És important que identifiqueu clarament a cada pàgina el nom de l'autor, el tema, la setmana en qüestió i la paginació. Podeu introduir aquesta informació a la capçalera de les pàgines de l'informe, per exemple.

Pas 3. Escriviu un resum

Al principi de l’informe, escriviu un resum que no superi els dos paràgrafs. Recordeu fer servir frases per evocar cadascuna de les seccions del vostre informe. Normalment, si feu bé el vostre resum, un gestor podrà, en llegir-lo, prendre les mesures adequades sense haver de llegir el resum.

L’escriptura del resum ha de ser senzilla i factual per permetre que cada lector tingui una bona comprensió ràpidament. No intenteu utilitzar paraules massa específiques, encara que se suposa que les persones amb qui parleu les entenen.
Escriviu el resum un cop hàgiu acabat d’escriure l’informe amb detall. Em diràs que és difícil resumir alguna cosa que encara no està escrita. Tot i això, és possible que tingueu la temptació d’utilitzar els elements del vostre pla d’escriptura com a resum. No ho facis ! Els elements poden canviar durant la redacció.

Pas 4. Organitzeu les diferents parts de l'informe

Tan aviat com entengueu quin és el marc per redactar el vostre informe, desenvolupeu el pla d'acord amb els encapçalaments proporcionats al vostre informe, cosa que us permetrà tenir una millor visibilitat en la redacció del vostre document.

Controleu el pas d'una part a una altra al vostre informe. Heu de poder canviar d’una part a l’altra fàcilment. El lector no hauria de perdre el fil de la vostra demostració. Finalment, escriviu el document tenint en compte el públic que heu identificat.
Normalment, hauríeu de tenir al vostre informe: una síntesi, una introducció, recomanacions, resultats, debats i conclusions. També podeu tenir una llista de referències i apèndixs per esbossar elements amb més precisió, quan calgui. Si el document és llarg, haureu d'incloure una taula de continguts. Tanmateix, una informació setmanal no hauria de ser massa llarga.
Tingueu en compte que cada part de l'informe hauria de tractar un tema diferent. Els paràgrafs que componen una part contenen cadascun una idea. Per tant, per a una part que mostri els telèfons intel·ligents que compren els adolescents, podeu tenir un paràgraf per a cada marca de telèfon. Podeu tenir dues subparts amb una per a nois i una per a noies. Penseu a posar títols explícits per a cadascuna de les subseccions. A continuació, feu paràgrafs seguint les marques per a noies i nois.

Pas 5. Escriviu una primera portada

Depenent de la longitud de l'informe, pot ser útil escriure una primera pàgina amb un títol, el vostre nom, la vostra funció i data, o fins i tot una petita descripció del propòsit d'aquest informe. Es tracta de relacions sexuals llargues, per als més petits no cal fer-ho.

Tingueu en compte que hi ha una primera pàgina amb el títol, el vostre nom i altres elements identificatius per facilitar l'arxiu. Per tant, aquesta informació de la portada de l’informe no és un resum del contingut.
Comproveu si hi ha un format estàndard de cobertura a la vostra empresa per als informes setmanals. Si hi ha un tipus de primera pàgina, utilitzeu-lo.
Tingueu, com a mínim, a la portada un títol explícit, el vostre nom i el dels que van participar en l’elaboració d’aquest informe setmanal, també hi haurà d’aparèixer el nom de l’empresa, així com una data que ha de ser la del dia de redacció o transmissió de l’informe.

Part 3 de 3: utilitzeu fórmules molt impactants

Pas 1. Identifiqueu les diferents seccions

Anomeneu explícitament cada part i subpart, és una gran ajuda per als vostres lectors. Permetreu al vostre públic trobar ràpidament la part que l’interessa al vostre informe setmanal.

Escriviu títols significatius però succints per a les diferents seccions i subseccions. Serà de gran ajuda per als vostres lectors.
Si el vostre informe mostra compres de telèfons intel·ligents, per exemple, podeu tenir una secció per a homes, dones i adolescents. En cadascuna d’aquestes tres parts, podreu crear subseccions sobre temps de compra, tendències i marques més populars.
Mantingueu el mateix estil d’escriptura per a tots els vostres títols. Si teniu la part per a homes que es titula "Comprar homes capritxosos", podeu tenir "Comprar dones capritxoses" per a la part relacionada amb les dones. No escriviu, per exemple, el títol "Compra sexe femení" per a la part sobre ells.

Pas 2. Sigues intel·ligible i sobri en les teves paraules

Escriviu frases breus i suficients que s’organitzin al voltant d’un tema seguit d’un verb i d’un complement. Els vostres lectors veuran que esteu familiaritzat amb el tema del vostre informe i tindreu confiança en les vostres conclusions i recomanacions.

Un cop hàgiu acabat d’escriure el document, torneu a llegir-lo i elimineu tot allò que no sigui útil. Assegureu-vos que cada acció tingui un actor. Per assegurar-vos que no heu oblidat cap pilot per a cada operació, pregunteu-vos qui fa què per cada frase que condueix a una acció.
Elimineu les repeticions innecessàries i les repeticions innecessàries, com ara "amb el propòsit de", "per a" o "ús de".
Aquesta manera d’escriure us pot semblar poc convidat. Adoneu-vos que el propòsit del vostre informe no és distreure, sinó informar setmanalment sobre un tema per permetre que el vostre públic prengui decisions.

Pas 3. Sigues honest i factual en allò que escrius

Quan incloeu recomanacions a l'informe, assegureu-vos que es basin en fets verificats i verificables. No doneu consells sobre una impressió personal, sinó sobre fets específics amb paraules que no facin dubtar el lector.

No utilitzeu paraules, adjectius i frases que puguin influir de manera negativa o positiva. Basar-se en proves factuals.
Per exemple, és possible que tingueu un informe setmanal que escriviu a les vendes de telèfons intel·ligents de la vostra botiga que formen part d’una xarxa de botigues. Al vostre informe, podríeu fer una recomanació per promocionar un dels vostres venedors. Podeu fer-ho sense dirigir les coses sobre la base d'un aspecte emocional com "és molt agradable amb els clients", que és subjectiu. Presenteu fets verificables com ara "Ha tingut els millors números de vendes en més d'un any" per donar suport a la vostra proposta.

Pas 4. Utilitzeu verbs potents

A l’hora d’escriure l’informe, penseu en utilitzar verbs d’acció quan sigui necessari per deixar clar que es tracta d’una acció. Centreu-vos en l’ús de verbs forts que deixin clar que es tracta d’una acció.

Preferiu verbs efectius com "utilitzar" en lloc de "utilitzar" per presentar una acció que cal fer.
Els verbs que condueixen a una reflexió s’utilitzen, com els verbs, creure, preveure, pensar, conèixer. Tanmateix, el seu impacte és més feble que un verb d’acció. En alguns casos, serà més interessant tornar a revisar la frase basada en el pensament, com ara "Crec que les vendes seran més altes a finals d'any". En lloc d’això, escriviu: "Si mirem les xifres dels darrers tres anys, les vendes seran més altes durant els darrers dos mesos de l'any". Assegureu-vos de basar les vostres paraules en fets difícils.
Busqueu que hi hagi una escriptura que actuï. Reviseu l'informe i elimineu el màxim de preposicions i paraules acabades en "ion", que podeu substituir per verbs d'acció. Per tant, "consens d'opinió" es pot substituir per "consens" i de la mateixa manera que "protegir" és més interessant que l'expressió "proporciona protecció".

Pas 5. Eviteu utilitzar la veu passiva tant com sigui possible

Quan utilitzeu la veu passiva, enfosqueu l’actor i traieu l’acció al primer pla. En funció del context (diplomàtic, polític), la veu passiva és un actiu. Tot i això, es tradueix en un text menys clar que provoca certa confusió.

Saber que la veu activa permet ressaltar l’actor d’una acció realitzada i, als ulls del lector, s’identifica clarament el pilot d’una acció. Per tenir una millor idea, prenguem per exemple un article del diari sobre el rescat d’un nen d’un ofegament. Si la informació es presenta així: "El nen que s'havia aventurat massa no podia tornar a la platja. Emportat pel corrent, es va cansar ràpidament. Finalment, es va salvar d’un ofegament que s’acostava ". En aquest passatge, entenem que el nen es va salvar, però no sabem qui va dur a terme aquesta acció. Canviant l'última frase, de la següent manera: "finalment, el socorrista, Pierre Kicoul, va reaccionar ràpidament i va anar a buscar el nen abans que s'ofegés", podem veure immediatament qui és l'autor de l'acte de valentia.
Tingueu en compte que la veu activa és important per presentar accions que puguin tenir efectes negatius. Al vostre informe, si constateu que s'han produït "errors", el gestor que el llegeixi voldrà conèixer l'autor per tal que pugui reformular-lo si cal. Tingueu en compte que, si vau ser vostè qui va cometre un error, està de moda dir-ho. A més, se sap que qualsevol falta esmentada està mig perdonada.
Si voleu suprimir les frases en veu passiva, localitzeu els verbs "ser" i, a continuació, determineu l'acció de la frase. A continuació, identifiqueu l’actor i reformuleu la frase per ressaltar-lo.

Pas 6. Utilitzeu la millor presentació basada en la informació

En un informe, és recomanable utilitzar taules o gràfics per transmetre certa informació. Aquesta manera de comunicar-se sobre les dades sovint és molt més eficaç que un paràgraf que les introdueix.

Agafeu l’eina visual adequada al vostre informe per presentar coses al vostre públic i aquest hauria de ser un dels objectius a assolir en redactar el vostre informe.
Podeu, per exemple, utilitzar un histograma per il·lustrar l’evolució de les vendes de telèfons intel·ligents durant la mateixa setmana, però en anys diferents. Per al lector, la informació que es proporciona en forma gràfica serà molt més fàcil d’entendre que si l’haguéssiu presentat en una taula en la qual haurien d’haver revisat els números per veure les diferències. Tot i que el gràfic us permet veure la situació de seguida.
Compreneu que tots som propensos a captar elements visuals més ràpidament quan es presenten bé. Assegureu-vos que les vostres dades estiguin ben presentades i posicionades correctament a les pàgines. Utilitzeu gràfics i taules només quan admetin les vostres conclusions i recomanacions.

Pas 7. No utilitzeu paraules clau

Segons la indústria o el lloc de treball, hi ha argot o expressions que s’utilitzen habitualment. No intenteu repetir-los al vostre informe, no ajudaran de cap manera a transmetre el missatge que voleu transmetre al vostre informe setmanal.

Feu una llista de les paraules més utilitzades a la vostra indústria. Aleshores, quan hàgiu acabat d’escriure l’informe, cerqueu a l’informe aquestes paraules per substituir-les quan sigui útil.
Penseu en el vostre públic, si utilitzeu massa paraules de maluc no significa necessàriament que tingueu coneixement de la vostra indústria. Fins i tot pot ser el contrari. Tingueu en compte que els gestors que sovint són més grans que vosaltres han vist anar i venir moltes paraules de moda. Per tant, és millor evitar utilitzar paraules que no demostrin el vostre valor i que us puguin fer mandrós o intentar lluir-vos.
Aneu amb compte de no fer servir paraules massa elegants. Sigui quin sigui el nivell d’especificitat o de tecnicitat de la vostra indústria, manteniu-la senzilla i clara. Per tant, per a un informe sobre el desenvolupament d’una llei, no utilitzeu tots els termes legals del document.

Pas 8. Reviseu-ho

Recordeu que heu d’acabar l’informe amb la suficient antelació per tenir temps de revisar-lo. Si teniu molts errors gramaticals i d’escriptura, a més de confondre el lector, reflectireu malament en vosaltres mateixos.

Utilitzeu el corrector ortogràfic i gramatical del vostre programari de processament de textos, però no espereu que corregeixi tots els errors. Aquesta eina encara es pot millorar. Ometrà els errors d'escriptura, per exemple "ametlla" en lloc de "fi" (homòfon).
Torneu a llegir des del final de l'informe fins al principi. Aquesta tècnica us ajudarà a detectar errors que és possible que no vegeu en l’altra direcció a causa de la familiaritat amb el tema. Podríeu ometre les paraules que el cervell us donaria quan no apareixen al text. Aquesta tècnica de correcció pot ajudar a pal·liar aquest tipus de problemes.
Llegiu el document en veu alta. Quan llegiu el vostre informe d’aquesta manera, podreu veure si hi ha parts que són difícils de llegir o que el torn de les frases no aporta la idea tal com havíeu imaginat. Els vostres lectors experimentaran el mateix problema, així que torneu a treballar aquestes parts per "sonar millor" a l'orella.