Tot i que pugui semblar difícil, escriure un informe de treball pot ser molt més fàcil del que es pensa. Sovint s’utilitzen informes professionals per explicar el progrés d’un projecte o per formular conclusions i recomanacions sobre un problema laboral. Per escriure un document eficaç, primer heu de tenir en compte l’objectiu, el públic objectiu, la investigació i el missatge que s’ha de transmetre. A continuació, escriviu-lo en un format d'informe de gestió típic. Finalment, cal revisar l’informe per fer-lo efectiu.
Passos
Primera part de 3: prepareu-vos per escriure el vostre informe
Pas 1. Determineu l'objectiu i l'assumpte de l'informe
En molts casos, se us demanarà que escriviu un informe. És probable que l’objectiu o el tema estigui a la sol·licitud. Imagineu-vos el missatge que voleu transmetre si no esteu segur d’un tema o objectiu concret. Una altra opció és demanar aclariments al vostre gerent o supervisor.
Per exemple, el vostre objectiu pot ser analitzar un problema a l’empresa, explicar els resultats d’un projecte en el qual participàveu o proporcionar al vostre supervisor una visió general del progrés del vostre treball
Pas 2. Trieu un to i un idioma adequats per al públic
Penseu en el que el vostre públic ja sap i en quin idioma seria el més adequat. A l’hora d’escriure un informe de treball, els termes utilitzats solen ser més tècnics que quan s’adrecen al públic en general.
- Qui llegirà l'informe? Si us plau, mencioneu qualsevol persona que pugui utilitzar el vostre document.
- Incloeu tota la informació necessària perquè fins i tot els lectors menys informats puguin entendre si el document està destinat a diferents tipus de lectors. Tanmateix, s’han d’utilitzar encapçalaments per a cada secció perquè els lectors més sofisticats puguin ometre la informació que consideren redundant. També és possible incloure seccions per a cada grup objectiu per atendre les seves preocupacions específiques.
Pas 3. Afegiu material de recerca i suport si és possible
Adjunteu al vostre informe els documents utilitzats per arribar a conclusions o elaborar recomanacions. No només podeu consultar aquests documents durant la fase de preparació, sinó que és possible que hàgiu d’adjuntar-los als apèndixs de l’informe. Aquí teniu alguns tipus de documents que podeu tenir en compte durant la fase de preparació:
- informació financera;
- pintures;
- gràfics;
- estadístiques;
- investigacions;
- qüestionaris;
- entrevistes amb col·legues, experts, clients, etc.
Pas 4. Reviseu el vostre progrés per obtenir un informe de progrés
Quan aquest tipus de documents està ben escrit, proporciona una visió general del treball que heu fet, del que faràs a continuació i del progrés del projecte. Penseu en això com una resposta a preguntes que la gent pugui tenir sobre el vostre projecte. A continuació, es detallen alguns punts que cal incloure a l'informe.
- Ha canviat l’abast del projecte?
- Quines tasques s'han completat des de l'últim informe de progrés?
- Quines seran les properes tasques?
- Ets capaç de completar el projecte amb antelació? Si no, per què?
- Quins són els obstacles i què penses fer per superar-los?
- Què heu après de la novetat d’aquest mes?
Pas 5. Descriviu el contingut de l'informe
Escriviu les vostres idees en forma d’esquema per ajudar a estructurar el vostre document. En esbossar, creeu encapçalaments per ajudar a organitzar les vostres idees. El pla no ha d’estar excessivament organitzat ni ben desenvolupat, ja que és només per al vostre ús personal.
- En la majoria dels casos, primer cal exposar els resultats i les conclusions o recomanacions. A continuació, expliqueu com hi heu arribat i el raonament utilitzat, si n'hi ha.
- Expliqueu el procés i el raonament amb suficient antelació per arribar a una conclusió o recomanació controvertida, de manera que el públic pugui entendre per què se us va ocórrer la idea.
Part 2 de 3: redactar un informe de treball
Pas 1. Utilitzeu una coberta o un full de mosca
La portada ha d’indicar en una línia diferent el nom de l’informe seguit de la data d’enviament. En una altra línia, indiqueu els noms de tots els autors. A continuació, introduïu el nom de l'empresa en una línia addicional.
- En alguns casos, és possible adjuntar una carta de presentació al document explicant per què l’heu escrit, el seu contingut i el que creieu que s’hauria de fer. Aquest enfocament és més comú en els informes que han trigat massa a preparar-se o que requereixen una explicació addicional abans que el lector els faci una ullada.
- Si esteu escrivint un informe de progrés, incloeu el vostre nom, el nom del document i la data i el període de l'informe en una portada. Cada element ha d'aparèixer en una línia independent. Per a cada línia podeu escriure "nom", "nom del projecte", "data" i "període de l'informe" o simplement enumerar la informació.
- Pregunteu al vostre gestor si hi ha recomanacions específiques per formatar el document. Ell (ella) és la vostra millor font per preparar correctament l'informe.
Pas 2. Escriviu un resum detallant la informació clau
Enumereu els vostres fonaments, conclusions i recomanacions. Això permet al lector entendre els punts clau de l'informe sense haver de llegir tot el contingut. No cal proporcionar una explicació detallada, però el lector hauria d’entendre el contingut de l’informe. Ha de tenir entre mitja pàgina i una pàgina.
- No cal resumir tot el document. Només cal centrar-se en les idees més importants, com ara les principals recomanacions o conclusions.
- Abandoneu aquesta secció si esteu escrivint un informe de progrés.
Pas 3. Creeu la taula de continguts que enumeri el contingut de l'informe
Indiqueu els títols de les seccions a la taula de continguts, així com els números de pàgina on comencen les seccions. Això fa que el lector pugui navegar fàcilment pel contingut i trobar la informació que necessita.
- Utilitzeu encapçalaments i títols per a cada secció per facilitar la lectura de l'informe.
- Normalment no cal incloure una taula de continguts en un informe de progrés, tret que el vostre gestor ho prefereixi. Tot i això, heu d’incloure títols i encapçalaments per a cada secció per facilitar al lector la navegació pel vostre informe.
Pas 4. Escriviu una introducció per esbossar el document
Feu saber al lector què us va motivar a escriure aquest informe. Resumeix el context i explica el teu objectiu. Preveu les preguntes que respondreu o el problema que tractareu. Especifiqueu l'abast i desenvolupeu un pla de contingut.
- La introducció no ha de ser llarga. Sigui directe i al punt de manera que el lector entengui el context i el propòsit sense llargues explicacions.
- Escriviu una introducció de dos a quatre paràgrafs.
- Si es tracta d’un informe de progrés, la introducció només hauria de tenir un o dos paràgrafs. Hauria de resumir el projecte i els resultats que espereu aconseguir. També podeu donar una visió general del treball que heu fet i del que teniu previst fer a continuació.
Pas 5. Expliqueu les vostres conclusions o resultats
Proporcioneu una visió general de qualsevol investigació o avaluació que hàgiu realitzat en relació amb el projecte. A continuació, discutiu i interpreteu les vostres conclusions i com es relacionen amb el tema de l'informe.
- En la majoria dels casos, aquesta secció inclou un paràgraf introductori i una llista de conclusions extretes.
- Heus aquí un exemple de conclusió: “1. La nostra població envelleix, cosa que comporta més riscos per a la salut dels nostres clients. "
- En un informe de progrés, no hi haurà resultats ni conclusions a presentar. En lloc d’això, enumereu els èxits o tasques assolides a la secció següent a la introducció. Un altre enfocament és escriure un paràgraf breu de dues a quatre frases en aquest tema. Tot i això, sovint és suficient una llista. Escriviu alguna cosa així: "es va recollir un import de 200 € per pagar la carpa del festival", "es va contractar l'empresa X per gestionar la planificació del festival" i "es van fer enquestes entre 1.500 residents per recollir informació del públic".
Pas 6. Feu recomanacions per fer el següent
Les recomanacions haurien d’explicar què passarà en el futur. Digueu en poques frases els problemes que les solucions solucionaran i com es relacionen amb les conclusions. Després d’escriure aquest paràgraf, presenteu les recomanacions com una llista numerada, començant cadascuna per un verb. Classifiqueu les recomanacions per ordre d’importància.
- Escriviu alguna cosa així: “1. Formeu tots els empleats en la reanimació cardiopulmonar. "
- Quan escriviu un informe de progrés, enumereu les següents tasques o objectius que teniu previst assolir en el període següent. Aquí teniu alguns exemples: "triar proveïdors per al festival", "aprovar treballs de disseny" i "demanar cartells promocionals".
Pas 7. Comenteu el procés i el raonament utilitzat
Expliqueu com heu abordat el problema, la pregunta o el problema. Reviseu les conclusions i expliqueu com condueixen a les recomanacions fetes. Organitzeu el debat en diferents títols amb títols que indiquin clarament el contingut de cada secció al lector.
- Aquest pas pot incloure un debat més profund sobre la investigació i les avaluacions realitzades.
- Aquesta secció hauria de ser la més llarga de l'informe.
- Omet aquesta secció si redactes un informe de progrés. En lloc d’això, mencioneu els obstacles que heu trobat durant el projecte i com els heu superat. Això és el que podria semblar: “Molts entrevistats no van retornar l'enquesta perquè no era franc. Més endavant, inclourem les despeses d'enviament a les nostres enquestes o donarem als enquestats l'opció de realitzar l'enquesta digitalment. "
Pas 8. Enumereu totes les referències utilitzades per a l'informe
Aquests poden incloure articles de diaris, entrevistes, enquestes, articles de premsa, resultats estadístics, qüestionaris i altra informació relacionada. Citeu aquestes referències al final de l’informe i anomeneu la pàgina "Referències".
- Tret que s'especifiqui el contrari, utilitzeu l'estil APA per als informes professionals.
- Podeu ometre aquesta secció si esteu escrivint un informe de progrés.
Pas 9. Proporcioneu fitxers adjunts per a alguns documents
Aquests inclouen enquestes, qüestionaris o correus electrònics. No tots els informes empresarials necessiten annexos. Tanmateix, podeu incloure-les si voleu que el lector tingui una idea dels documents que heu utilitzat com a referència o informació addicional que els pugui ajudar a comprendre millor el tema o els resultats. Anomeneu cada apèndix amb una lletra diferent.
- Per exemple, podeu escriure "annex A", "annex B" i "annex C".
- No cal que inclogueu aquesta secció si esteu escrivint un informe de progrés.
Pas 10. Escriviu una breu conclusió que resumeixi els resultats o el progrés
Potser no cal que feu cap conclusió, però escriure’n pot ser una bona manera de resumir el contingut del document. Limiteu la conclusió a tres o quatre frases, resumint la informació presentada a l'informe.
Podeu escriure una cosa així: "El projecte de planificació del festival d'art s'està realitzant d'acord amb el previst i es completarà amb antelació. Hem completat el 90% de les activitats previstes i ara ens centrem en la compra d’equips. El projecte no presenta grans dificultats, però qualsevol eventualitat és possible en el futur. "
Part 3 de 3: millorar la qualitat de l'informe
Pas 1. Utilitzeu encapçalaments ben definits per ajudar a orientar el lector
Crear titulars directes i objectius. El lector ha de saber exactament què conté l'informe.
- Així poden ser els encapçalaments: Introducció, Tasques completades, Objectius del proper trimestre, Obstacles i solucions i Conclusió.
- Adapteu els encapçalaments perquè coincideixin amb la informació de l'informe.
- Per a un informe de progrés, el lector probablement serà el vostre supervisor, els vostres empleats o els vostres clients.
Pas 2. Utilitzeu un llenguatge directe i senzill per transmetre les vostres idees
Un informe de treball no necessàriament ha de consistir en paraules complexes o frases molt elaborades. Simplement feu arribar el missatge al lector. Expressa les teves idees amb paraules tan senzilles com sigui possible, anant directament al tema.
Escriviu: "els ingressos van augmentar un 50% al quart trimestre", en lloc de "els ingressos van augmentar un 50% per generar grans guanys al quart trimestre. "
Pas 3. Sigueu concís per mantenir el document el més breu possible
Escriure més del que necessiteu perd el vostre temps i el dels vostres lectors. Intenteu eliminar les trivialitats i arribar al punt.
- És bo recordar que alguns informes poden ser llargs i cobrir molta informació. Tanmateix, intenteu ser concís.
- Podeu escriure alguna cosa així com "El volum de negoci ha augmentat l'últim trimestre després que l'equip de vendes hagi implementat un sistema de revisió telefònica", en lloc de "hem vist un augment Els ingressos augmentaven en l'últim trimestre de les vendes, ja que el nostre talentós i dedicat equip va començar a analitzar els possibles clients per telèfon per oferir-los més productes. "
Pas 4. Expressar idees en un llenguatge objectiu i imparcial
Centreu-vos en els fets i deixeu que el lector tregui les seves pròpies conclusions a partir d’una visió objectiva del tema. Tot i que podeu fer recomanacions sobre com superar un problema concret, no intenteu despertar emocions en el lector per persuadir-les. Deixeu que faci les seves pròpies idees i opinions basant-se en una visió objectiva dels fets.
En lloc d'escriure: "Els empleats que se senten exclosos estan deprimits, cosa que fa que l'oficina se senti com una màquina sense vida", podríeu escriure: "Els empleats que tenen una productivitat inferior a la qual es diu que altres se senten exclosos". "
Pas 5. Eviteu l'argot i la primera persona del singular
Pot ser apropiat utilitzar el pronom personal "Jo" en un informe de progrés si escriviu sobre un projecte en el qual esteu treballant sol. En cas contrari, no utilitzeu la primera persona del singular ni cap altra argot en un informe de treball. Tanmateix, es pot utilitzar la paraula "vostè" quan es dirigeix al lector.
Mantingueu un llenguatge professional durant tot l'informe
Pas 6. Comproveu si hi ha errors
Els errors ortogràfics i gramaticals poden desafiar la vostra professionalitat. És essencial que llegiu el document sencer per assegurar-vos que no hi hagi errors tipogràfics, errors ortogràfics ni paraules mal utilitzades. El millor és llegir l’informe almenys dues vegades.
- Si és possible, feu que algú altre el revisi, ja que és més difícil detectar els vostres propis errors.
- Si és possible, doneu-vos almenys 24 hores abans de revisar el document.
Consells
- Un cop hàgiu escrit el primer informe de treball, el podeu utilitzar com a plantilla per als futurs documents.
- El vostre lloc de treball pot tenir una plantilla d'informes professionals. Parleu amb el vostre gestor per saber si podeu utilitzar una d’aquestes plantilles.
- Utilitzeu un informe existent de l’empresa on treballeu com a referència per al format. Consulteu els registres de l’oficina o demaneu a un company o supervisor una còpia d’un informe existent.