Podeu enviar la major part de la vostra correspondència comercial per correu electrònic, però també podeu enviar una carta oficial. Si teniu altres documents que heu d’incloure amb aquest, els haureu d’indicar al cos de la carta i amb una anotació al final. D’aquesta manera, el destinatari es pot assegurar que rep tot el que li envieu.
Passos
Mètode 1 de 3: creeu l'anotació de fitxers adjunts
Pas 1. Completeu la carta
L'anotació de fitxers adjunts es col·loca després d'haver completat i signat la carta. Utilitzeu una frase de cortesia com ara Si us plau, accepti, senyor o senyora, una salutació cordial o sincerament, deixeu espai per a la signatura i escriviu el vostre nom.
En general, la paraula final pot ser més familiar si teniu una relació més personal amb el destinatari. Per exemple, si escriviu al pare del vostre millor amic, podeu utilitzar una frase de finalització més informal, com ara Els meus millors desitjos o els vostres
Pas 2. Escriviu un fitxer adjunt a la part inferior del vostre nom
Si heu afegit un document a més de la carta que heu enviat, feu doble espai després d’escriure el vostre nom per a la signatura i escriviu l’anotació adjunta.
Si heu inclòs més d'un document, utilitzeu el fitxer adjunt al plural i indiqueu el nombre de documents adjunts. Heu d'esmentar el nombre de fitxers després de dos punts o entre parèntesis. Per exemple, si heu adjuntat tres documents, podeu escriure fitxers adjunts: 3 o fitxers adjunts (3)
Pas 3. Utilitzeu una abreviatura
No necessàriament heu d’escriure l’adjunt complet de la paraula per fer referència a documents addicionals en una carta oficial. L'abreviatura PJ és acceptable per indicar una anotació de fitxers adjunts.
- De fet, PJ és l’abreviatura de la paraula adjunt.
- Si voleu adjuntar més d’un document, podeu indicar el nombre de fitxers adjunts després de l’abreviatura, sense afegir-hi la marca de plural s.
Pas 4. Indiqueu els títols dels documents
De vegades, si teniu diversos documents adjunts, només esmentar el nombre de fitxers no donarà prou informació. Si ho creieu necessari, també podeu incloure els títols dels documents després de la paraula Adjunts.
- Assegureu-vos que tots els documents tinguin un títol fàcil de reconèixer si voleu indicar-los d’aquesta manera. Encara no us agradaria que el destinatari intentés desxifrar si hi ha els documents correctes.
- Si decidiu llistar títols, eviteu incloure el nombre de documents adjunts.
Pas 5. Incloeu totes les descripcions rellevants
En alguns casos, pot ser més important dir-li al destinatari quin tipus de documents adjunteu. En general, haureu de fer-ho si incloeu documents originals i còpies.
- Simplement proporcioneu el títol del document i incloeu la descripció entre parèntesis. Per exemple, podeu escriure Documents adjunts: certificat de naixement (original i dues còpies).
- Si heu adjuntat els documents originals que voleu que us retornin, assegureu-vos d'esmentar-ho al cos de la carta.
Mètode 2 de 3: formatar la lletra
Pas 1. Trieu la millor font i marge
La carta comercial oficial s’ha d’escriure amb un tipus de lletra estàndard fàcil de llegir, com ara Times New Roman o Helvetica. Normalment, aquest serà el tipus de lletra predeterminat del vostre programari de processament de textos.
- Els marges per defecte també haurien d’estar bé. Hi hauria d’haver almenys 2,5 cm de costat. Si voleu omplir la pàgina amb una lletra més curta, podeu augmentar lleugerament els marges si això ajuda a equilibrar la pàgina.
- En el cas de lletres particularment curtes, també podeu provar un tipus de lletra una mica més gran i ampliat, per exemple Verdana. Tingueu cura, però, que la font no sigui massa intrusiva. Si teniu dubtes, imprimiu la carta i doneu-la a un amic. Digueu-li que ho miri uns segons i, a continuació, traieu-lo i demaneu-li que us ho expliqui. Si la policia s’interposa, t’ho dirà.
Pas 2. Incloeu la vostra adreça
Tret que escriviu en capçalera, l'adreça sol ser el primer que apareix a la part superior de la pàgina en una carta formal. No necessitareu incloure el vostre nom perquè signareu la carta.
- En general, la lletra s'ha de deixar alineada i espaiada. És possible que l'aplicació de processament de textos que utilitzeu tingui una plantilla de carta comercial que pugueu utilitzar per no haver de corregir manualment el disseny.
- A més de la vostra adreça postal, també podeu incloure el vostre número de telèfon, adreça de correu electrònic o tots dos.
Pas 3. Escriviu la data del dia que acabeu d’escriure la carta
Si voleu fer el format de la lletra manualment, pestanya (a la dreta) des de la primera línia de la vostra adreça. Escriviu aquí la versió completa de la data amb un estil utilitzat pel destinatari.
- Per exemple, si dirigiu la vostra carta a algú que resideix a Àfrica o Europa, primer haureu d’entrar a la ciutat, dia i mes, després l’any, París, el 16 de juliol de 2018.
- No intenteu endevinar la data amb antelació en una carta oficial. Si el destinatari rep la carta abans de la data, quedarà malament. Proveu d’enviar-lo el més aviat possible després d’imprimir-lo i signar-lo.
Pas 4. Identifiqueu el destinatari
Doble espai a sota de la data i escriviu el nom o el títol de la persona a qui escriviu, així com la seva adreça postal. En funció del que escriviu, també podeu incloure la seva posició o el nom de la seva empresa.
- Després de l'adreça, deixeu dues línies més i escriviu l'assumpte a l'esquerra. També teniu l'opció d'afegir una referència a la vostra correspondència.
- Després, escriviu la vostra paraula de salutació. Utilitzeu la vostra discreció per determinar si voleu incloure el nom de la persona. Si aquesta persona ocupa un lloc de responsabilitat, en general és preferible utilitzar el senyor o la senyora, seguit del seu cognom.
Pas 5. Escriviu el cos del missatge
Hi ha diversos estils de paràgrafs per escriure cartes professionals. Tanmateix, l'estil de paràgraf és el més senzill i utilitzat. Per fer-ho, tindreu un espai únic al text, excepte el doble espai entre paràgrafs.
Aquí heu de fer un sagnat per als nous paràgrafs. El text generalment es mantindrà alineat a l’esquerra, tot i que podeu triar l’alineació justificada. Tindrà espais perquè quedi uniforme a banda i banda de la pàgina. El text justificat pot ser més difícil de llegir en alguns contextos. No obstant això, en una lletra breu pot fer que el text sembli més nítid. És sobretot una qüestió d’elecció personal
Pas 6. Utilitzeu el paper correcte per imprimir la vostra carta
Un cop hàgiu resolt el problema d’escriure i formatar una carta formal, heu d’assegurar-vos que el paper que trieu per imprimir-lo reflecteixi el formalisme de la mateixa carta.
- El paper que trieu pot determinar si el destinatari es prendrà la carta seriosament. Això és especialment important si escriviu una carta oficial per sol·licitar una feina o per ser acceptat a una escola.
- Com a norma general, haureu d’utilitzar un paper una mica més gruixut de color blanc o blanc trencat. L’ús de paper de colors pot ser adequat per a les cartes personals, però per a la correspondència oficial us farà semblar menys seriós.
Mètode 3 de 3: parleu dels fitxers adjunts del cos de la carta
Pas 1. Indiqueu la raó per la qual escriviu
Una carta professional ha de ser curta i precisa. Un cop us presenteu, indiqueu immediatament per què escriviu la carta i què espereu com a resultat.
Si, per exemple, escriviu per sol·licitar una feina, podeu dir: Em dic Véronique Dubois i recentment m'he graduat a l'escola Ritz-Escoffier. Vaig veure que buscaves un pastisser i crec que les meves habilitats complirien les teves expectatives
Pas 2. Esmenta els fitxers adjunts del cos
Haureu d’esmentar qualsevol document adjunt al cos de la carta i incloure una anotació després del formulari de tancament. Això donarà al destinatari una visió general dels fitxers i de la seva relació amb la raó per la qual escriu.
- Per exemple, podeu escriure Com es pot veure al meu currículum (document adjunt), em vaig graduar a l'escola Ritz-Escoffier amb les millors notes de la meva classe i un elogi del degà.
- Aquest mètode per indicar fitxers adjunts al cos de la carta és més adequat quan no n’hi ha molts.
Pas 3. Descriviu els documents que heu adjuntat
Si heu adjuntat diversos documents, pot ser que sigui més eficient que simplement enumerar-los a la carta, amb una breu explicació de la seva naturalesa.
- Suposem que escriviu una carta professional sol·licitant la devolució d’un producte defectuós. Podeu escriure que he adjuntat el rebut de la mercaderia amb dues fotos que mostren el defecte aparent quan el vaig treure de la caixa per primera vegada.
- A l’anotació que hi ha al final de la carta, podeu expressar-ho d’aquesta manera Documents adjunts (3) o Documents adjuntes: justificant de data 11 de juliol de 2017, fotos (2).
Pas 4. Expliqueu la rellevància dels documents adjunts
Si heu fet referència als documents adjunts al cos de la carta, és possible que hàgiu d'incloure una frase o dues que indiquin al destinatari per què i com es relacionen aquests documents amb el motiu original que escriviu.